Du willst eine GmbH gründen und fragst Dich, wo Du anfangen sollst? Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist in Deutschland die beliebteste Rechtsform für Unternehmen, die wachsen wollen. Sie schützt Dein Privatvermögen, wirkt seriös auf Kunden und Banken und lässt sich flexibel gestalten.
Gleichzeitig verlangt sie mehr Vorbereitung als ein Einzelunternehmen. Notar, Handelsregister, Stammkapital und Buchführungspflichten wollen geplant sein. In diesem Leitfaden erfährst Du, wie die Gründung abläuft, was sie kostet und welche Fehler Du vermeiden solltest.
Was ist eine GmbH – und für wen lohnt sie sich?
Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit. Sie schließt Verträge im eigenen Namen, besitzt eigenes Vermögen und haftet mit diesem Vermögen für ihre Schulden. Du als Gesellschafter haftest grundsätzlich nur mit Deiner Einlage.
Die rechtliche Grundlage bildet das GmbH-Gesetz (GmbHG). Es regelt unter anderem das Mindestkapital, die Aufgaben der Geschäftsführung und die Rechte der Gesellschafter.
Eine GmbH lohnt sich vor allem, wenn Du:
mit spürbaren Haftungsrisiken arbeitest, etwa im Handel, Bau oder in der IT-Beratung,
mit Partnern gründest und Anteile sauber verteilen willst,
Investoren aufnehmen oder das Unternehmen später verkaufen möchtest,
Gewinne im Unternehmen lassen und reinvestieren willst.
Bist Du unsicher, ob die GmbH wirklich passt? Dann wirf einen Blick in unseren Überblick über alle Rechtsformen. Dort vergleichen wir GmbH, UG, GbR und Einzelunternehmen direkt miteinander.
Voraussetzungen, um eine GmbH zu gründen
Bevor Du den Notartermin vereinbarst, solltest Du einige Grundlagen klären. Sie entscheiden darüber, wie schnell und günstig die Gründung abläuft.
Stammkapital von 25.000 Euro
Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 Euro. Bei einer Bargründung musst Du vor der Anmeldung zum Handelsregister mindestens die Hälfte, also 12.500 Euro, auf das Geschäftskonto einzahlen. Den Rest kann die Gesellschaft später einfordern.
Das Kapital ist keine Gebühr, die verloren geht. Es gehört der GmbH und darf sofort für Investitionen, Miete oder Gehälter eingesetzt werden. Fehlt Dir das Geld, ist die UG (haftungsbeschränkt) eine Alternative, die schon mit einem Euro startet.
Gesellschafter und Geschäftsführer
Eine GmbH kann bereits eine einzige Person gründen. Diese Ein-Personen-GmbH ist weit verbreitet. Du kannst gleichzeitig Gesellschafter und Geschäftsführer sein.
Der Geschäftsführer vertritt die GmbH nach außen. Er muss geschäftsfähig sein und darf keinem Berufs- oder Gewerbeverbot unterliegen. Mehrere Gesellschafter regeln ihre Anteile, Stimmrechte und Pflichten im Gesellschaftsvertrag.
Firmenname und Unternehmensgegenstand
Der Name der GmbH heißt juristisch Firma. Er muss unterscheidbar sein und darf nicht in die Irre führen. Der Zusatz „GmbH“ ist Pflicht. Prüfe vorab im gemeinsamen Registerportal der Länder, ob ein ähnlicher Name in Deiner Region bereits existiert.
Den Unternehmensgegenstand formulierst Du konkret genug, damit klar ist, was die GmbH tut, und offen genug, damit Du später nicht für jede Erweiterung den Vertrag ändern musst.
GmbH gründen in 8 Schritten
Wer eine GmbH gründen will, folgt einem klar geregelten Ablauf. Wenn Du gut vorbereitet bist, kannst Du eine GmbH gründen und innerhalb von zwei bis vier Wochen im Handelsregister stehen.
Geschäftsidee und Businessplan prüfen: Kläre Zielgruppe, Finanzbedarf und Rentabilität.
Gesellschaftsvertrag vorbereiten: Entscheide Dich zwischen Musterprotokoll und individueller Satzung.
Notartermin wahrnehmen: Der Notar beurkundet den Vertrag und bestellt den Geschäftsführer.
Geschäftskonto eröffnen: Die Bank eröffnet ein Konto auf die „GmbH in Gründung“.
Stammkapital einzahlen: Überweise mindestens 12.500 Euro und lass Dir die Einzahlung bestätigen.
Handelsregistereintrag: Der Notar meldet die GmbH elektronisch beim Registergericht an.
Gewerbe anmelden: Melde die Tätigkeit beim Gewerbeamt an, sofern sie gewerblich ist.
Steuerliche Erfassung: Übermittle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt.
Musterprotokoll oder individueller Gesellschaftsvertrag?
Für Gründungen mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer gibt es das Musterprotokoll. Es fasst Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument zusammen. Das spart Notarkosten.
Der Nachteil: Das Musterprotokoll lässt kaum Spielraum. Regelungen zu Vorkaufsrechten, Abfindungen oder dem Ausscheiden eines Gesellschafters fehlen. Gründest Du mit Partnern, lohnt sich meist ein individueller Vertrag, den eine Fachanwältin oder ein Steuerberater prüft.
Online-Gründung per Video
Seit August 2022 kannst Du eine GmbH auch online gründen. Die Beurkundung läuft dann per Videokonferenz über das Notarportal der Bundesnotarkammer. Du brauchst dafür einen Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion und ein Smartphone. Seit 2023 sind auch Sachgründungen auf diesem Weg möglich.
Die GmbH in Gründung
Zwischen Notartermin und Eintragung existiert die Vor-GmbH. Sie darf bereits Geschäfte machen. Allerdings haften die Handelnden in dieser Phase persönlich. Unterschreibe größere Verträge deshalb möglichst erst nach der Eintragung oder kläre die Haftung vorab.
Was kostet es, eine GmbH zu gründen?
Neben dem Stammkapital fallen Gebühren für Notar, Register und Behörden an. Die genaue Höhe hängt vor allem vom Gesellschaftsvertrag und vom Stammkapital ab. Rechne mit folgenden Richtwerten:
Notar mit Musterprotokoll: etwa 300 bis 600 Euro
Notar mit individueller Satzung: etwa 800 bis 1.500 Euro, bei komplexen Verträgen mehr
Handelsregistereintrag: rund 150 Euro
Gewerbeanmeldung: etwa 20 bis 60 Euro, je nach Kommune
Transparenzregister und IHK-Beitrag: laufende Kosten ab dem ersten Jahr
Steuerberatung: optional, aber für Jahresabschluss und Bilanz meist sinnvoll
Insgesamt solltest Du für die reine Gründung 1.000 bis 2.500 Euro einplanen. Hinzu kommen laufende Kosten für Buchhaltung, Jahresabschluss und Konto. Diese liegen schnell bei mehreren tausend Euro pro Jahr.
Steuern und Pflichten nach der Gründung
Mit der Eintragung beginnt der Alltag einer Kapitalgesellschaft. Er bringt Pflichten mit sich, die Du von Anfang an im Blick haben solltest.
Diese Steuern zahlt die GmbH
Die GmbH zahlt Körperschaftsteuer von derzeit 15 Prozent plus Solidaritätszuschlag. Dazu kommt die Gewerbesteuer, deren Höhe vom Hebesatz Deiner Gemeinde abhängt. Zusammen ergibt das meist eine Belastung von rund 30 Prozent auf den Gewinn.
Der Gesetzgeber hat beschlossen, die Körperschaftsteuer ab 2028 schrittweise auf 10 Prozent zu senken. Das macht die GmbH langfristig noch attraktiver, vor allem wenn Du Gewinne im Unternehmen belässt. Schüttest Du Gewinne aus, fällt auf Gesellschafterebene zusätzlich Kapitalertragsteuer an.
Wie die Besteuerung im Detail funktioniert und welche Rolle eine Holding dabei spielen kann, liest Du in unserem Beitrag Holding gründen.
Buchführung, Bilanz und Offenlegung
Als Kaufmann kraft Rechtsform ist die GmbH zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie erstellt jedes Jahr eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung. Den Jahresabschluss muss sie beim Unternehmensregister offenlegen.
Weitere Pflichten im Überblick
Eintrag der wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister, sofern dieser nicht automatisch erfolgt,
Pflichtmitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer,
Steuererklärungen und Voranmeldungen über ELSTER,
vollständige Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und im Impressum.
Die Steuernummer erhältst Du nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wie das reibungslos klappt, erklären wir in unserem Ratgeber Steuernummer beantragen.
Vorteile und Nachteile der GmbH
Bevor Du eine GmbH gründen lässt, solltest Du beide Seiten abwägen. Die folgende Übersicht hilft Dir bei der Entscheidung.
Vorteile
Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen
hohes Ansehen bei Banken, Lieferanten und Kunden
flexible Aufnahme von Partnern und Investoren
Geschäftsführergehalt als Betriebsausgabe
steuerliche Vorteile, wenn Gewinne im Unternehmen bleiben
Nachteile
hohes Mindestkapital von 25.000 Euro
Gründungskosten und Notarpflicht
doppelte Buchführung und Bilanzierungspflicht
Offenlegung des Jahresabschlusses
persönliche Haftung bei Pflichtverletzungen des Geschäftsführers
Willst Du Dir den Gründungsprozess sparen, kannst Du auch eine bestehende Gesellschaft übernehmen. Was dabei zu beachten ist, zeigt unser Beitrag GmbH kaufen.
Typische Fehler bei der GmbH-Gründung
Viele Probleme entstehen nicht beim Notar, sondern Monate später. Diese Fehler begegnen Gründern besonders oft:
Stammkapital zu früh verbraucht: Wer das Geld vor der Anmeldung ausgibt, riskiert Ärger mit dem Registergericht.
Kein Gesellschaftsvertrag mit Exit-Regeln: Streit unter Partnern wird ohne klare Regeln teuer.
Verträge in der Vor-GmbH unterschrieben: Hier haftest Du persönlich.
Privat- und Firmengeld vermischt: Das gefährdet die Haftungsbeschränkung und führt zu verdeckten Gewinnausschüttungen.
Fristen übersehen: Verspätete Offenlegung kostet Ordnungsgeld.
Checkliste: So gelingt Dein Start
Mit einer klaren Struktur behältst Du den Überblick. Arbeite diese Punkte vor und nach dem Notartermin ab:
Geschäftsmodell und Finanzplan stehen
Firmenname geprüft und Unternehmensgegenstand formuliert
Gesellschafter, Anteile und Geschäftsführung festgelegt
Notartermin vereinbart, Ausweise bereit
Geschäftskonto eröffnet, Stammkapital eingezahlt
Handelsregistereintrag bestätigt
Gewerbe angemeldet und Fragebogen an das Finanzamt geschickt
Buchhaltung und Steuerberatung organisiert
Brauchst Du für Deine Pläne mehr Kapital als die Einlage, solltest Du früh mit Geldgebern sprechen. Tipps dazu findest Du in unserem Beitrag Investoren finden. Unabhängige Informationen zu Förderprogrammen bietet zudem das Existenzgründungsportal des Bundes.
GmbH gründen allein oder im Team?
Ob Du allein oder mit Partnern eine GmbH gründen willst, verändert die Vorbereitung deutlich. Allein entscheidest Du schnell und brauchst kaum Abstimmung. Dafür trägst Du das Kapital und die Verantwortung vollständig selbst.
Im Team verteilst Du Kapital, Know-how und Arbeitslast auf mehrere Schultern. Gleichzeitig steigt das Risiko für Konflikte. Kläre deshalb schon vor dem Notartermin, wer welche Rolle übernimmt, wie Entscheidungen fallen und was mit den Anteilen passiert, wenn jemand aussteigt.
Diese Fragen solltet Ihr vorab klären
Wie viel Kapital bringt jeder Gesellschafter ein – und in welcher Form?
Wer wird Geschäftsführer, und wie hoch fällt das Gehalt aus?
Welche Entscheidungen brauchen eine einfache, welche eine qualifizierte Mehrheit?
Gibt es ein Vesting, also einen zeitlich gestaffelten Erwerb der Anteile?
Welche Abfindung erhält ein Gesellschafter, der ausscheidet?
Diese Punkte gehören in den Gesellschaftsvertrag oder in eine ergänzende Gesellschaftervereinbarung. Wer hier spart, zahlt im Streitfall oft ein Vielfaches.
Alternativen, wenn Du keine GmbH gründen willst
Nicht jedes Vorhaben braucht sofort eine Kapitalgesellschaft. Testest Du eine Idee nebenberuflich, reicht oft ein Einzelunternehmen. Gründest Du mit Partnern ohne großes Haftungsrisiko, kann eine GbR genügen.
Willst Du die Haftungsbeschränkung, aber nicht 25.000 Euro binden, ist die UG der kleine Bruder der GmbH. Sie lässt sich später ohne Neugründung umwandeln. Viele Gründer starten so und wollen erst dann eine GmbH gründen, wenn das Geschäft trägt. Für gemeinnützige Zwecke kommt dagegen eine gGmbH oder gUG infrage.
Die richtige Wahl hängt von Deinem Risiko, Deinem Kapital und Deinen Wachstumsplänen ab. Lass Dich im Zweifel von einer Steuerberaterin oder einem Gründungsberater der IHK unterstützen. Die Erstberatung ist dort häufig kostenlos.
Fazit: GmbH gründen mit Plan
Eine GmbH gründen ist kein Hexenwerk. Du brauchst ein solides Konzept, 12.500 Euro Startkapital auf dem Konto und einen Notartermin. Den Rest erledigen Notar und Registergericht in wenigen Wochen.
Entscheidend ist, was Du vor der Unterschrift klärst: Wer hält welche Anteile? Was passiert, wenn ein Partner aussteigt? Wie viel Geld brauchst Du im ersten Jahr wirklich? Wenn Du diese Fragen beantwortest, legst Du das Fundament für ein Unternehmen, das wachsen kann.
Häufige Fragen zum Thema GmbH gründen
Wie lange dauert es, eine GmbH zu gründen?
Vom Notartermin bis zur Eintragung ins Handelsregister vergehen meist zwei bis vier Wochen. Mit Musterprotokoll und vollständigen Unterlagen geht es oft schneller.
Wie viel Geld brauche ich, um eine GmbH zu gründen?
Das Stammkapital beträgt 25.000 Euro, davon musst Du mindestens 12.500 Euro vor der Anmeldung einzahlen. Hinzu kommen Gründungskosten von etwa 1.000 bis 2.500 Euro.
Kann ich eine GmbH allein gründen?
Ja. Eine Ein-Personen-GmbH ist zulässig. Du kannst gleichzeitig alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer sein.
Kann man eine GmbH online gründen?
Ja. Seit August 2022 ist die Beurkundung per Videokonferenz über das Notarportal der Bundesnotarkammer möglich. Du brauchst dafür einen Online-Ausweis und ein Smartphone.
Was ist der Unterschied zwischen GmbH und UG?
Die UG ist eine GmbH-Variante mit einem Mindeststammkapital ab einem Euro. Sie muss 25 Prozent ihres Jahresüberschusses zurücklegen, bis 25.000 Euro erreicht sind und sie zur GmbH werden kann.
