Du willst Dich selbstständig machen und musst eine Steuernummer beantragen? Dann gehört dieser Schritt zu den ersten Aufgaben auf Deiner Gründungsliste. Ohne Steuernummer darfst Du keine ordnungsgemäßen Rechnungen schreiben, und das Finanzamt kann Dich nicht steuerlich erfassen.
Der Weg dorthin führt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er ist umfangreich, aber gut zu bewältigen, wenn Du weißt, worauf es ankommt. In diesem Leitfaden erfährst Du, wer eine Steuernummer braucht, wie der Antrag Schritt für Schritt abläuft und wie Du die Wartezeit verkürzt.
Was ist eine Steuernummer?
Die Steuernummer ist eine Kennziffer, die Dir das zuständige Finanzamt zuteilt. Sie identifiziert Dich als Steuerpflichtigen in einem bestimmten Steuerverfahren. Bei Unternehmern läuft darüber zum Beispiel die Umsatzsteuer, die Gewerbesteuer oder die Körperschaftsteuer.
Die Nummer besteht je nach Bundesland aus 10 bis 11 Ziffern. Im elektronischen Verfahren nutzt die Finanzverwaltung ein bundeseinheitliches 13-stelliges Format. Wichtig: Die Steuernummer kann sich ändern, zum Beispiel wenn Du umziehst und ein anderes Finanzamt zuständig wird.
Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr. und W-IdNr.: Die Unterschiede
Viele Gründer verwechseln die verschiedenen Nummern. Dabei hat jede eine eigene Funktion:
Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): 11 Ziffern, lebenslang gültig, vergibt das Bundeszentralamt für Steuern automatisch an jede gemeldete Person. Du brauchst sie für Deine Einkommensteuer.
Steuernummer: vom Finanzamt vergeben, für Deine unternehmerischen Steuern. Sie gehört auf Deine Rechnungen, wenn Du keine USt-IdNr. angibst.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): beginnt mit DE, wird für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten benötigt.
Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): wird seit November 2024 schrittweise an alle wirtschaftlich Tätigen vergeben und soll künftig als einheitliches Merkmal gegenüber Behörden dienen.
Die USt-IdNr. und die W-IdNr. vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Die USt-IdNr. kannst Du direkt im Fragebogen mit beantragen. Das spart Dir einen separaten Antrag.
Wer muss eine Steuernummer beantragen?
Eine eigene Steuernummer brauchst Du immer dann, wenn Du unternehmerisch tätig wirst. Das gilt für:
Gewerbetreibende, etwa Händler, Handwerker oder Onlineshop-Betreiber,
Freiberufler wie Designer, Berater, Ärzte, Journalisten oder Übersetzer,
Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG,
Personengesellschaften wie GbR, OHG oder KG,
Vermieter von Immobilien, sofern das Finanzamt eine gesonderte Erfassung verlangt,
Betreiber größerer Photovoltaikanlagen, die Strom verkaufen.
Auch wer nebenberuflich selbstständig arbeitet, muss sich anmelden. Gesetzliche Grundlage ist § 138 der Abgabenordnung. Er verlangt, dass Du die Aufnahme einer Tätigkeit innerhalb eines Monats beim Finanzamt meldest.
Steuernummer beantragen in 6 Schritten
Seit 2021 musst Du den Fragebogen elektronisch übermitteln. Papierformulare akzeptiert das Finanzamt nur noch in Härtefällen. So gehst Du vor:
ELSTER-Konto anlegen: Registriere Dich auf elster.de. Die Aktivierungsdaten kommen per Post, das dauert bis zu zwei Wochen.
Formular auswählen: Wähle unter „Formulare & Leistungen“ den passenden Fragebogen für Einzelunternehmen, Personen- oder Kapitalgesellschaften.
Persönliche Daten eintragen: Name, Anschrift, Steuer-ID, Bankverbindung und Angaben zu Ehepartner oder Lebenspartnerin.
Unternehmensdaten angeben: Tätigkeit, Beginn, Betriebsstätte und Art der Gewinnermittlung.
Umsätze und Gewinne schätzen: Gib die erwarteten Werte für das erste und zweite Jahr an und entscheide über die Kleinunternehmerregelung.
Absenden und Post abwarten: Das Finanzamt schickt Dir die Steuernummer per Brief.
Wichtige Angaben im Fragebogen
Einige Felder entscheiden über Deine künftigen Pflichten. Nimm Dir für diese Punkte besonders Zeit:
Geschätzter Gewinn: Danach richten sich Deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen.
Geschätzter Umsatz: Er bestimmt, ob Du Kleinunternehmer sein kannst und wie oft Du Voranmeldungen abgibst.
Kleinunternehmerregelung: Seit 2025 gilt sie bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Gewinnermittlungsart: Einzelunternehmer und Freiberufler wählen meist die Einnahmenüberschussrechnung.
Antrag auf USt-IdNr.: Setze das Häkchen, wenn Du mit EU-Kunden oder -Lieferanten arbeitest.
Ist- oder Soll-Versteuerung: Mit der Ist-Versteuerung zahlst Du die Umsatzsteuer erst, wenn Dein Kunde bezahlt hat.
Realistisch schätzen
Viele Gründer neigen dazu, ihre Zahlen zu optimistisch oder zu vorsichtig anzugeben. Beides hat Folgen. Zu hohe Schätzungen führen zu hohen Vorauszahlungen, die Deine Liquidität belasten. Zu niedrige Werte sorgen nach der ersten Steuererklärung für eine hohe Nachzahlung, oft kombiniert mit erhöhten Vorauszahlungen für das Folgejahr.
Orientiere Dich an Deinem Businessplan oder Deinem ersten Auftragsvolumen. Du kannst die Vorauszahlungen später anpassen lassen, wenn sich Dein Geschäft anders entwickelt.
Wie lange dauert es?
In der Regel erhältst Du Deine Steuernummer zwei bis sechs Wochen nach dem Absenden. Die Dauer hängt stark vom Finanzamt und von der Vollständigkeit Deiner Angaben ab. Fehlen Informationen, meldet sich das Amt mit Rückfragen, und die Bearbeitung verzögert sich.
So beschleunigst Du die Zuteilung:
Fülle den Fragebogen vollständig aus und beantworte jede Frage, auch wenn sie optional erscheint.
Beschreibe Deine Tätigkeit konkret, also „Webentwicklung für Unternehmenskunden“ statt „IT“.
Lege Belege bei, etwa Gesellschaftsvertrag oder Handelsregisterauszug bei Gesellschaften.
Rufe nach drei Wochen beim Finanzamt an, wenn Du dringend Rechnungen stellen musst.
Was tun, solange die Nummer fehlt?
Du darfst Deine Tätigkeit bereits aufnehmen, bevor die Steuernummer da ist. Schwierig wird es nur bei Rechnungen. Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht Steuernummer oder USt-IdNr.
Du hast zwei Möglichkeiten:
Du wartest mit der Rechnung, bis die Nummer vorliegt. Die meisten Kunden akzeptieren eine kurze Verzögerung.
Du schreibst eine Rechnung mit dem Hinweis „Steuernummer beantragt“ und reichst die Nummer nach. Beachte: Der Kunde kann aus einer solchen Rechnung zunächst keine Vorsteuer ziehen. Du korrigierst sie später.
Besonderheiten bei Gesellschaften
Gründest Du eine Gesellschaft, beantragst Du die Steuernummer für das Unternehmen, nicht für Dich als Person. Bei einer GmbH oder UG nutzt Du den Fragebogen für Kapitalgesellschaften. Du kannst ihn bereits ab der notariellen Beurkundung einreichen, also für die Gesellschaft in Gründung.
Das Finanzamt verlangt dann zusätzliche Unterlagen wie Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und später den Handelsregisterauszug. Bei Personengesellschaften wie einer GbR gibst Du alle Gesellschafter mit ihren Beteiligungsquoten an.
Nach der Zuteilung: Deine nächsten Pflichten
Mit der Steuernummer beginnen Deine laufenden Steuerpflichten. Diese Aufgaben kommen auf Dich zu:
Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder quartalsweise, sofern Du kein Kleinunternehmer bist,
Einkommensteuer-Vorauszahlungen vierteljährlich auf Basis Deiner Schätzung,
Gewerbesteuer-Vorauszahlungen an die Gemeinde, falls Du ein Gewerbe betreibst,
jährliche Steuererklärungen für Einkommen-, Umsatz- und gegebenenfalls Gewerbesteuer.
Mehr Zeit für Deine Voranmeldungen verschafft Dir die Dauerfristverlängerung. Einen vollständigen Überblick über alle Steuerarten liefert unser Ratgeber Steuern für Selbstständige. Startest Du als Freiberufler, lies auch unseren Beitrag Freiberufler anmelden.
Typische Fehler beim Steuernummer beantragen
Frist verpasst: Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Beginn erfolgen.
ELSTER zu spät eingerichtet: Die Aktivierung per Post kostet bis zu zwei Wochen.
Tätigkeit zu vage beschrieben: Das führt zu Rückfragen und falscher Einordnung.
Steuer-ID statt Steuernummer auf Rechnungen: Die Steuer-ID gehört nicht auf Rechnungen.
Kleinunternehmerregelung unbedacht gewählt: An die Entscheidung bist Du fünf Jahre gebunden, wenn Du darauf verzichtest.
Steuernummer verloren oder vergessen?
Findest Du Deine Steuernummer nicht mehr, schau zuerst in alte Steuerbescheide, Briefe des Finanzamts oder Dein ELSTER-Konto. Dort steht sie auf jedem Dokument. Hilft das nicht, rufst Du Dein Finanzamt an. Aus Datenschutzgründen teilt es die Nummer am Telefon meist nicht mit, sondern schickt sie Dir per Post.
Nach einem Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk erhältst Du automatisch eine neue Steuernummer. Melde den Umzug deshalb frühzeitig und aktualisiere anschließend Deine Rechnungsvorlagen.
Sonderfälle: Mehrere Betriebe, Umzug und USt-IdNr.
Mehrere Tätigkeiten unter einer Nummer?
Betreibst Du als Einzelunternehmer mehrere Geschäftsbereiche, etwa eine Beratung und einen kleinen Onlineshop, erhältst Du in der Regel nur eine Steuernummer. Alle Tätigkeiten laufen unter Deinem Namen zusammen. Bei der Einkommensteuer trennst Du freiberufliche und gewerbliche Einkünfte allerdings in getrennten Anlagen.
Gründest Du dagegen zusätzlich eine Gesellschaft, bekommt diese eine eigene Steuernummer. Das gilt auch dann, wenn Du alleiniger Gesellschafter bist. Wer also eine Steuernummer beantragen will, muss das für jede Gesellschaft gesondert tun.
USt-IdNr. nachträglich beantragen
Hast Du im Fragebogen keine USt-IdNr. angefordert und brauchst sie später, beantragst Du sie online beim Bundeszentralamt für Steuern. Dafür benötigst Du Deine Steuernummer und die Angaben zu Deinem Finanzamt. Die Nummer kommt meist innerhalb weniger Tage per Post.
Prüfe bei Geschäften mit EU-Kunden außerdem regelmäßig deren USt-IdNr. Nur bei einer gültigen Nummer darfst Du steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen abrechnen oder das Reverse-Charge-Verfahren anwenden.
Steuerberater einbinden
Du kannst den Fragebogen auch von einer Steuerberaterin einreichen lassen. Sie kennt die typischen Rückfragen der Finanzämter, schätzt Deine Zahlen realistisch ein und erhält auf Wunsch eine Vollmacht für den Schriftverkehr. Das kostet meist einige hundert Euro, spart Dir aber Zeit und reduziert das Risiko teurer Fehler.
Fazit: Steuernummer beantragen ohne Stress
Eine Steuernummer beantragen ist kein Hexenwerk, wenn Du rechtzeitig startest. Richte Dein ELSTER-Konto früh ein, fülle den Fragebogen vollständig aus und schätze Deine Zahlen realistisch. Dann liegt die Nummer meist nach wenigen Wochen in Deinem Briefkasten.
Nutze die Wartezeit, um Rechnungsvorlage, Buchhaltung und Geschäftskonto vorzubereiten. So bist Du startklar, sobald die Post vom Finanzamt kommt.
Häufige Fragen zum Thema Steuernummer beantragen
Wie lange dauert es, eine Steuernummer zu beantragen?
Nach dem Absenden des Fragebogens dauert es meist zwei bis sechs Wochen, bis das Finanzamt die Steuernummer per Post schickt. Vollständige Angaben beschleunigen die Bearbeitung.
Kann ich eine Steuernummer online beantragen?
Ja. Seit 2021 musst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sogar elektronisch über ELSTER übermitteln. Dafür brauchst Du ein aktiviertes ELSTER-Konto.
Was kostet es, eine Steuernummer zu beantragen?
Nichts. Die Zuteilung der Steuernummer durch das Finanzamt ist kostenlos.
Was ist der Unterschied zwischen Steuer-ID und Steuernummer?
Die Steuer-ID ist eine lebenslang gültige persönliche Nummer. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt für Deine unternehmerische Tätigkeit, sie kann sich bei einem Umzug ändern.
Darf ich ohne Steuernummer Rechnungen schreiben?
Eine ordnungsgemäße Rechnung braucht Steuernummer oder USt-IdNr. Bis zur Zuteilung kannst Du mit dem Hinweis „Steuernummer beantragt“ arbeiten und die Rechnung später ergänzen.
