CRM-Projektphasen: So führst Du ein CRM-System erfolgreich ein - Unternehmer Aktuell

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) kann Dein Unternehmen dabei unterstützen, Kundenbeziehungen effizienter zu pflegen, Vertriebspotenziale besser zu nutzen und Prozesse zu optimieren.
Doch die Einführung eines CRM-Systems ist kein Selbstläufer. Ohne klare Projektstruktur und definierte Projektphasen riskierst Du hohe Kosten, Datenchaos und unzufriedene Mitarbeiter.
Deshalb ist es wichtig, dass Du Dich intensiv mit den CRM-Projektphasen auseinandersetzt und jeden Meilenstein gezielt planst.

Was ist eine CRM-Projektphase?

Eine CRM-Projektphase ist ein klar definierter Abschnitt im gesamten CRM-Einführungsprojekt. Jede Phase verfolgt ein konkretes Ziel und baut auf den Ergebnissen der vorangegangenen Phase auf.
Die Aufteilung in Projektphasen hilft Dir dabei, Struktur in ein komplexes IT-Projekt zu bringen und sorgt für Transparenz, Planbarkeit und Kontrolle.
Sie sind im Grunde vergleichbar mit Etappen auf einer Reise – jede bringt Dich ein Stück näher ans Ziel: ein funktionierendes CRM-System, das perfekt zu Deinem Unternehmen passt.

Was sind Meilensteine im Projektmanagement?

In jeder CRM-Projektphase gibt es sogenannte Meilensteine. Das sind markante Punkte im Projektverlauf, an denen ein bestimmtes Ziel erreicht wurde – zum Beispiel der Abschluss einer Testphase oder die finale Entscheidung für einen Anbieter.
Meilensteine dienen zur Orientierung, helfen bei der Zeitplanung und sind oft auch Voraussetzung für die Freigabe von Budget oder weiteren Ressourcen. Du kannst sie Dir als Checkpoints vorstellen, an denen Du überprüfst: Sind wir noch auf Kurs?

Die 5 CRM-Projektphasen im Überblick

Die Einführung eines CRM-Systems erfolgt in fünf typischen Projektphasen. Jede Phase bringt eigene Herausforderungen und Aufgaben mit sich – aber keine Sorge: Mit der richtigen Vorbereitung und einem klaren Plan meisterst Du sie alle.

1. Analysephase: Grundlagen schaffen

In der ersten Projektphase geht es darum, den IST-Zustand zu erfassen. Du analysierst Deine aktuellen Vertriebs-, Marketing- und Kundenprozesse und identifizierst Schwachstellen.
Gleichzeitig solltest Du Ziele definieren: Möchtest Du zum Beispiel die Kundenzufriedenheit steigern, den Vertrieb automatisieren oder neue Märkte erschließen?

Typische Aufgaben:
. Stakeholder identifizieren
. Anforderungen sammeln
. Ziele definieren (z.?B. über SMART-Methode)
. Prozesse dokumentieren
. Budgetrahmen festlegen

Diese Phase ist besonders wichtig, da hier die Grundlage für alle weiteren Schritte gelegt wird. Je klarer Du Dein Ziel kennst, desto besser lässt sich das passende CRM-System auswählen.

2. Konzeptionsphase: Die Strategie festlegen

Jetzt geht es darum, ein technisches und organisatorisches Konzept zu erstellen. Du entscheidest, ob das CRM in der Cloud oder On-Premise betrieben werden soll, ob Schnittstellen zu bestehenden Systemen nötig sind und wie die Daten migriert werden.
Außerdem erstellst Du einen groben Projektplan mit Zeitrahmen und Meilensteinen.

Typische Aufgaben:
. Systemarchitektur definieren
. Schnittstellen festlegen
. Datenbereinigung vorbereiten
. Projektteam zusammenstellen
. Auswahlkriterien für CRM-Anbieter festlegen

Diese Phase endet oft mit der Auswahl eines konkreten CRM-Systems und der Freigabe durch die Geschäftsführung.

3. Implementierungsphase: Technik und Prozesse zusammenbringen

In der dritten CRM-Projektphase wird das System technisch eingerichtet und an Deine Prozesse angepasst. Daten werden migriert, Schnittstellen eingerichtet und die Nutzeroberfläche angepasst.
Hier geht es also wirklich in die Umsetzung.

Typische Aufgaben:
. Software konfigurieren
. Datenmigration durchführen
. Nutzerrechte einrichten
. Schnittstellen testen
. Systemtests durchführen

Wichtig: Beziehe unbedingt die zukünftigen Nutzer ein! Nur so stellst Du sicher, dass das System auch wirklich genutzt wird und den Arbeitsalltag verbessert.

4. Schulungs- und Testphase: Nutzer fit machen

Ein CRM-System ist nur so gut wie die Menschen, die es bedienen. Deshalb folgt nach der technischen Einrichtung eine intensive Schulungsphase.
Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing, Service und anderen Abteilungen werden geschult und können das System in einer Testumgebung ausprobieren.

Typische Aufgaben:
. Schulungsmaterialien erstellen
. Trainings durchführen
. Pilotgruppen starten
. Feedback sammeln und umsetzen
. Systemfeinjustierung vornehmen

Diese Phase ist entscheidend für die spätere Akzeptanz im Unternehmen. Wenn Mitarbeiter verstehen, wie das CRM ihre Arbeit erleichtert, steigt die Motivation zur Nutzung erheblich.

5. Rollout- und Optimierungsphase: Der Start in den Alltag

Jetzt geht’s los! Das System wird offiziell eingeführt und im Unternehmen produktiv genutzt. Du begleitest die Einführung engmaschig, um eventuelle Probleme schnell zu beheben.
Gleichzeitig sammelst Du Feedback für spätere Optimierungen.

Typische Aufgaben:
. Go-live vorbereiten
. Support einrichten
. Monitoring aufsetzen
. Feedback-Runden organisieren
. Weiterentwicklung planen

Auch nach dem Rollout ist das Projekt nicht abgeschlossen – denn ein gutes CRM lebt von der kontinuierlichen Anpassung an neue Anforderungen und Prozesse.

Fazit: Mit klaren Projektphasen zum erfolgreichen CRM

Die Einführung eines CRM-Systems ist ein anspruchsvolles, aber lohnendes Projekt. Wenn Du die einzelnen Projektphasen klar strukturierst, Meilensteine einplanst und alle Beteiligten von Anfang an mitnimmst, hast Du die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Ergebnis.
Plane sorgfältig, kommuniziere transparent und stelle den Nutzen für die Nutzer immer in den Mittelpunkt – dann wird Dein CRM nicht nur eingeführt, sondern auch gelebt.

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